Praca grupowa jest niezbędna w firmach zwłaszcza przy realizacji wszelkiego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą lepiej zaplanować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w efekcie wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia a także przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Koordynujący pracę grupową ma również możliwość uzyskiwania sprawozdań określających poziom zaawansowania prac, czas pozostający do zrealizowania projektu i ocenę aktywności wszystkich wykonawców. Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.